15分钟帮你把“镜(kan)子(ban)”擦干净

记X项目整理看板过程

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作者:姚元庆,王晓敏

姚元庆,从事软件研发相关工作18年,获得CSM、SPC等认证,就职于中国农业银行软件研发中心项目管理办公室,主要负责/参与敏捷研发、过程改进等工作。

王晓敏,从事软件研发相关工作12年,高级工程师、CSM认证,就职于中国农业银行软件研发中心项目管理办公室,进行项目过程管理、敏捷研发、TFS项目全流程跟踪等工作。

概述:

本文依据指导项目组看板改进的实际经历,宣传看板“透明、改进”等理念与实践,通过限制在制品(WIP)数量暴露问题,校准项目实际状态、对齐团队成员状态。特别强调项目团队才是敏捷实施和改进的主体,团队的改进意愿和敏捷教练的有效指导,才能使看板发挥出“镜子”的作用。

X项目整理看板过程

某日晨,研发中心同事沉浸在激情洋溢的每日站会之中,小编信马由缰、倾情扮演“路人甲”、“巡视”众多看板,体验着美好的早晨时光。

忽然,心头一紧,定睛一看,原来此位“看板君”挡住了我的去路。

我们都知道,看板就是团队的“镜子”。“见‘板’如面”就是这个道理。诸位请看:

首先,看板整体结构清晰流畅、结构简明,属于未经“浓妆艳抹”“小清新”型;

其次,看板中运用页签颜色也是井然有序、体现了“功能任务集合任务”的结构,令人赏心悦目;

但,看板上的任务便签呈现“一簇(tuo)簇(tuo)”的形态,如同俏脸上起了个“脓包”……

  

心中尽管略有不爽,但经验告诉我,不要妄下定论,可能项目的情况就是这样的,人家正在发育中,处于”青春期“、起个“小粉刺”也很正常。我需要找到项目组详细了解情况再说……。

于是,小编请来团队负责人,了解项目情况信息如下:

1、项目采用瀑布式进行项目开发;

2、项目处于开发尾声阶段、大部分功能完成编码和集成测试、小部分功能正在进行编码;待全部完成后将进行测试交付,由测试中心进行进一步测试;

3、项目团队8人,其中三名行内员工、五名外协人员。

随后,小编请教了团队的看板设计,再后,问了团队负责人以下几个问题:

1、项目进展如何?能否按计划提交测试……

2、看板是否真实的反映了项目当前的状态?

3、看板是否清晰的展示团队成员的任务及其完成情况?

4、目前,使用看板站会有什么需要帮助的么?……

团队负责人认为项目按计划进行、看板基本反映了项目状态、肯定了看板站会对项目团队的帮助,同时,也提出在”反映成员任务情况“方面感觉不是特别清晰,花了数分钟才从一簇(tuo)簇(tuo)、相互积压着的便签纸中找到某人正在干的任务……。他意识到了问题,希望能一起对看板进行调整,期望有所改进。

团队负责人诚恳的态度让我深感自(ji)责(hui),好在项目组底子好,意愿足,改起来不费劲,做个timebox=15min的改进就应该有很大改观。我们说干就干,喊来团队成员开始对看板进行了15分钟的改进,仅仅做了如下四个步骤:

第一步:横向对齐卡片。团队成员一起动手调整对应“功能任务集合任务”关系,形成虚拟的横向“泳道”。看板横向一下子就“整齐”了。(2分钟)

第二步:确认任务状态。团队成员整理堆积的任务便签(黄色便签),确认任务的完成情况,挪到对应的列。瞬间,看板上的一簇簇任务便签不见了,看板整体一下子就“清爽”了(5分钟)

第三步:确认任务集合状态,补充信息。再接再厉,我们共同确认中间任务集合(蓝色便签)状态,确定其中任务是否“开发完成”、“集成完成”,并分别用简洁明了的“”表示(即:用一个“”表示编码完成、用两个“”表示集成测试完成)。这样,项目经理就可以只看蓝色页签就知道项目待开发功能的整体完成情况。(5分钟)

第四步:补充校验。最后,进行校验,从左向右(功能任务集合任务)确认一致性,查缺补漏。同时,将便签补上缺失的编号等信息。(3分钟)

经过15分钟调整后的看板:

 

让我们再看看此为“看板君”在化(tiao)妆(zheng)后的效果对比:

 

经过调整的看板:层级关系变得清晰;任务完成定义、挪动规则更加明确;在制品数得到了清晰反映和控制;团队开发成果更加可视化;团队成员任务更加明确。

团队负责人及成员反馈:通过简单的调整,看板较之前清爽了很多,在并行开发的任务数得到了有效控制,团队成员看到了自己的开发成果;看板上层级及对应关系更加清晰、每个人对自己要做什么更加明确,看板能反映当前项目的实际状态。

路人甲心得:看板是团队的“镜子”,(只要你愿意照镜子、敢于照镜子)能够反映出项目组当前的状态。通过短短15分钟的调整,我们和团队一起把“镜子”擦干净。“对镜梳妆”让项目进度更加透明,为后续有节奏的交付和回顾改进打下了基础。

亦如“猪”和“鸡”的故事所示:过程改进的主体是团队本身,而非第三方,看板不是“强迫团队的微观管理工具”。15分钟的改进告诉我们,团队的前期储备和改进意愿具有无比的创造力。同时“选好教练”至关重要,敏捷教练也是一面“镜子”,他能照出团队的优点、缺陷,为团队点燃心中持续改进的“明灯”,提供“火种”。

 

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